Der Wirtschaftsprüfer kommt einmal im Jahr. Der TÜV auch. Und die IT? Die wird erst angeschaut wenn sie streikt.
Ein Heizungsbauer aus Bad Karlshafen hat mir das vergangenen Herbst erzählt. Sein Laptop lief seit drei Jahren mit demselben Profil durch. Kein Passwortkonzept, keine Backup-Prüfung, Windows-Updates auf "irgendwann". Dann kam eine Phishing-Mail, ein Klick - und drei Tage Stillstand. Datenverlust, Notfall-Dienstleister, kaputte Nerven. Rund 3.800 EUR Schaden. Nicht weil er leichtfertig war. Sondern weil kein Rhythmus da war, der solche Dinge rechtzeitig aufgefangen hätte.
Das Traurige: Es wäre mit 90 Minuten Aufwand pro Jahr zu verhindern gewesen.
Was ein jährlicher IT-Check abdeckt
Einmal im Jahr Bestandsaufnahme machen - das klingt simpel. Ist es auch. Aber in den meisten Betrieben findet es nie statt. Hier sind die fünf Punkte die dabei draufgehen müssen.
1. Backup-Status prüfen
Läuft die Datensicherung wirklich? Und wird sie regelmäßig getestet? Ein Backup das seit sechs Monaten still läuft aber fehlerhafte Sicherungsjobs ausgibt, ist kein Backup. Geprüft werden: Vollständigkeit, Intervall, Wiederherstellungstest, Aufbewahrungsdauer. Besonders wichtig bei Cloud-Diensten wie OneDrive oder Google Drive - viele Betriebe denken die Daten liegen sicher, aber haben keinen echten Backup-Plan hinter der Sync-Funktion.
2. Windows- und Software-Updates
Betriebe mit aktiver Wartung haben laut BSI-Lagebericht 2025 durchschnittlich 40 % weniger Sicherheitsvorfälle als solche, die Updates auf Zuruf durchführen. Updates sind keine Empfehlung - sie sind Grundschutz. Ein jährlicher Check zeigt, wo Lücken klaffen. Oft sind es uralte Browser-Plugins, vergessene Druckertreiber oder ein Server der seit Monaten auf dem alten Patch-Stand läuft.
3. Passwörter und Zugriffsrechte
Wer hat noch Zugriff auf was? Der Mitarbeiter der vor zwei Jahren gegangen ist - hat er noch Zugang zum Microsoft-365-Konto? Passwortwiederverwendung, Standard-Passwörter, fehlende Zwei-Faktor-Authentifizierung - das sind die einfachsten Einfallstore für Angreifer. Und die Angreifer wissen das.
Ein konkretes Beispiel aus meiner Praxis: Bei einem Handwerksbetrieb mit acht Leuten haben wir beim ersten Check festgestellt, dass drei Ex-Mitarbeiter noch aktive Office-Lizenzen hatten. Kostenpunkt oben drauf: 45 EUR pro Monat für Accounts die niemand mehr brauchte.
4. Hardware-Alter und Ersatzplanung
Geräte die älter als fünf Jahre sind, laufen oft auf einem Niveau das produktiv schmerzt - und das die Leute akzeptieren weil sie keinen Vergleich haben. Nicht alles muss sofort ersetzt werden. Aber ein Überblick darüber was wann ausläuft macht Investitionen planbar. Kein Betrieb muss plötzlich einen defekten Laptop im Notfall ersetzen wenn die Abschreibung absehbar war.
5. Notfallplan anlegen
Was passiert wenn der Server ausfällt? Gibt es eine Nummer die alle kennen? Wer hat die Zugangsdaten zum Router? Ein einfacher Ein-Seiter mit klaren Schritten ist besser als gar nichts - und in vielen Betrieben fehlt er komplett. Beim IT-Check legen wir ihn gemeinsam an. Dauert 20 Minuten. Danach weiß der Chef und die Assistentin wo sie im Ernstfall anfangen.
Was kostet ein Check - und was kostet kein Check?
Ein strukturierter IT-Check bei IT-Meeder kostet je nach Betriebsgröße zwischen 150 und 400 EUR. Einmalig. Dabei werden alle fünf Punkte durchgegangen, du bekommst einen klaren Bericht mit Handlungsempfehlungen - sortiert nach Dringlichkeit, nicht nach Aufwand für mich.
Zum Vergleich: Ein typischer IT-Notfall bei einem 5-Mann-Betrieb kostet im Schnitt zwischen 2.000 und 8.000 EUR, wenn man Ausfallzeit, Datenwiederherstellung und externen Notfall-Support zusammenrechnet (Quelle: BSI-Studie zu Cyberrisiken in KMU, 2025). Das ist kein Extremszenario. Das passiert regelmäßig - auch hier im Dreiländereck.
Der Heizungsbauer aus Bad Karlshafen hätte für 180 EUR einen Check machen lassen können. Er hat stattdessen 3.800 EUR bezahlt. Das Gespräch haben wir danach geführt. Inzwischen ist der jährliche Check fest im Kalender.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Nicht nach dem Ausfall. Und nicht "irgendwann".
Die meisten Betriebe schieben IT-Themen vor sich her - solange alles irgendwie läuft. Das ist menschlich. Aber der TÜV-Termin kommt ob man will oder nicht. IT hat keinen gesetzlichen Pflichtrhythmus, deshalb findet der Check schlicht nie statt.
Mein Vorschlag: Verknüpfe den IT-Check mit einem Termin der sowieso stattfindet. Jahresgespräch mit dem Steuerberater im Frühjahr? Dann Februar für den IT-Check nutzen. Betriebsurlaub im August? Idealer Zeitpunkt für Updates und Wartung wenn niemand am System arbeitet. Jahresende? Bilanzen machen und gleichzeitig prüfen was IT-technisch ins neue Jahr mitgenommen werden soll.
Einen festen Rhythmus zu haben ist mehr wert als die perfekte Checkliste.
Was du jetzt tun kannst
Wenn du nicht sicher bist ob dein Betrieb IT-technisch gut aufgestellt ist: Ruf an. Das Erstgespräch bei IT-Meeder ist kostenlos und unverbindlich. Ich gehe mit dir zusammen durch was ihr habt, was fehlt und was wirklich dringend ist. Keine langen Konzepte, keine Verkaufsgespräche - sondern ein ehrlicher Blick auf eure Situation.
Wer einmal im Jahr 90 Minuten in einen strukturierten IT-Check investiert, schläft besser. Das klingt nach Werbespruch. Ist aber die Rückmeldung die ich von meinen Kunden bekomme, nachdem wir zusammen durch die Punkte gegangen sind.
Und wenn du lieber selbst anfangen möchtest: Die fünf Punkte oben sind ein guter Start. Mach sie abhaken.